Agenda
Como usar lista de espera para ocupar horários livres
Uma lista de espera útil não é uma fila automática. Ela reúne as preferências necessárias para decidir quem contatar quando uma vaga aparece, com critérios claros e o mínimo de dados necessário para essa finalidade.
Liste o que é necessário para decidir
A lista de espera deve servir à abertura de uma vaga. Para isso, normalmente basta uma identificação, um canal de contato e preferências de período ou modalidade, quando pertinentes ao seu processo.
Evite pedir ou copiar informações que não ajudam a decidir o preenchimento do horário. A LGPD prevê que o tratamento se limite ao que é pertinente e não excessivo para a finalidade informada.
- Nome ou identificação usada pela pessoa no contato.
- Canal de retorno escolhido.
- Dias ou períodos de preferência.
- Data de entrada e situação atual do interesse.
Defina uma ordem de contato
Escolha antecipadamente como a lista será consultada: ordem de entrada, compatibilidade de horário, disponibilidade imediata ou outro critério administrativo legítimo. O importante é que a regra seja consistente e que o contato não comunique informações de outras pessoas.
Não é necessário prometer vaga, prazo ou prioridade que o consultório não consegue cumprir.
Transforme uma vaga em ação
Quando um horário for liberado, filtre as pessoas que declararam disponibilidade compatível, faça um contato individual e atualize a situação. Se não houver resposta, aplique o prazo e a regra definidos pelo seu próprio processo antes de avançar para o próximo contato.
Registrar cada tentativa evita mensagens repetidas e mostra qual é a próxima ação pendente.
Faça limpeza periódica
Uma lista antiga perde utilidade. Agende uma revisão para confirmar se o interesse e os canais de contato continuam válidos, ou para remover registros que já não tenham finalidade administrativa.